EN

    Zoho

    Zoho Expense implementatie: declaraties zonder bonnetjesbak

    Operion is Zoho partner en richt Zoho Expense in voor mkb-bedrijven waar medewerkers onkosten maken en declaraties op papier of in spreadsheets binnenkomen. We stellen de goedkeuring zo in dat het ook voor de boekhouding klopt.

    Zoho Expense op zoho.com

    Wat het doet

    Wat Zoho Expense doet

    Met Zoho Expense maakt een medewerker een bon met de telefoon, voegt die toe aan een declaratie en dient hem in. De gegevens van de bon worden uitgelezen, zodat er minder overgetypt wordt. Een leidinggevende keurt goed of wijst af, en daarna volgt de uitbetaling.

    Je legt ook reizen en kilometers vast en stelt beleid in, bijvoorbeeld grenzen per categorie. Een declaratie die buiten het beleid valt, wordt gemeld voordat de boekhouding er tijd aan kwijt is.

    Voor wie

    Voor wie Zoho Expense past

    Voor mkb-bedrijven met buitendienst, reizende medewerkers of een team dat regelmatig uitgaven voorschiet. Het past vooral als de goedkeuring nu via mail of papier gaat en de boekhouder achter bonnen aan loopt.

    Zijn er maar een paar declaraties, dan is een eenvoudiger werkwijze vaak genoeg. Dat zeggen we je in de intake.

    Inrichting

    Keuzes bij de inrichting

    Dit zijn de keuzes die we in de intake met je maken:

    • Categorieën en beleid

      Welke kostensoorten je onderscheidt en welke grenzen of regels per categorie gelden.

    • Goedkeuring

      Wie wat goedkeurt, wie vervangt bij afwezigheid en wanneer een tweede goedkeuring nodig is.

    • Reizen en kilometers

      Hoe je kilometers en reizen vastlegt en welke vergoeding je hanteert.

    • Btw en bonnen

      Hoe btw op een bon wordt verwerkt en hoe je de bewaarplicht van bonnen invult.

    • Uitbetaling

      Hoe en wanneer medewerkers hun geld terugkrijgen.

    Koppelingen

    Koppelingen die ertoe doen

    Met Zoho Books worden goedgekeurde declaraties direct in de boekhouding gezet. Met Zoho People en Zoho Projects kunnen medewerkers, afdelingen en projecten worden meegenomen als kostenplaats.

    Gebruik je een ander boekhoudprogramma, dan kijken we in de intake hoe goedgekeurde declaraties daarin terechtkomen, via een koppeling of een export.

    Meer over koppelingen met je ERP, WMS en webshop staat bij integratie en koppelingen.

    Samen met andere apps

    Werkt samen met andere Zoho-apps

    Zoho One

    Alle Zoho-apps onder één abonnement, met één beheeromgeving voor gebruikers en rechten.

    Bekijk Zoho One

    Goed om te weten

    Wanneer Uniconta de financiële kant afhandelt

    Draait je boekhouding in Uniconta, dan kijken we eerst of declaraties daar al goed passen, voordat we er een tweede programma naast zetten. Een extra programma voor een klein aantal declaraties kost meer beheer dan het oplevert.

    Heb je veel reizende medewerkers en een strakke goedkeuring nodig, dan kan Zoho Expense toch zinvol zijn. Hoe de uitkomst dan in Uniconta komt, bepalen we in de intake.

    Uniconta implementatie

    Licenties

    Licenties en prijzen

    De licenties en actuele prijzen van Zoho Expense staan op de prijspagina van Zoho. In de intake bepalen we welk pakket bij je past.

    Vragen

    Veelgestelde vragen

    Kunnen medewerkers een bon met de telefoon vastleggen?

    Ja, via de mobiele app. De gegevens van de bon worden uitgelezen en de medewerker controleert ze voor het indienen.

    Hoe komt een declaratie in mijn boekhouding?

    Bij Zoho Books gaat dat rechtstreeks. Bij Uniconta of een ander pakket bepalen we in de intake of dat via een koppeling of een export gaat.

    Is Zoho Expense voldoende voor de btw-verwerking van bonnen?

    Zoho Expense legt de btw op een bon vast, maar de verwerking hangt af van je boekhouding. Dat bespreken we in de intake, en je boekhouder bepaalt wat er voor jullie nodig is.

    Hoort Zoho Expense bij Zoho One?

    Ja, Zoho Expense staat in het aanbod van Zoho One. Welke uitvoering en welk gebruik erbij horen, staat op de pagina van Zoho. Je kunt Zoho Expense ook los afnemen.

    Wat gebeurt er na go-live?

    Na go-live krijg je vier weken nazorg. Daarna ben je op werkdagen van 08:30 tot 17:00 uur bij ons terecht en reageren wij binnen 24 uur.

    Klaar met de bonnetjesbak?

    Vertel ons hoe declaraties nu binnenkomen en wie ze goedkeurt. Wij geven aan of Zoho Expense past of dat je boekhouding het al afdekt.